業務フローについて
現行業務フローと新業務フローの比較
AS-IS / 現行フロー
- 1営業部門が稟議を申請し、社内経理システム「スマイル」に納品書・請求書を添付する（EDI発注の場合は業者が添付）
- 2営業部門が稟議内容に沿った納品物の写真や成果物をGoogleドライブに格納する
- 3担当部署のメンバーがGoogleドライブに証憑を移動させ、スマイルとGoogleドライブの2箇所からデータを取得する
- 4担当部署のメンバーが書類を目視で突合・整合性を確認する
- 5最終承認者である担当者が確認内容をレビューし、承認を行う
- 6資料の格納漏れがあった場合はアシスタントが営業部門へ手動で催促する
TO-BE / 新業務フロー（書類・画像のアップロードまで）
アカウントの種類（サポートチーム／営業担当）に応じて、パターンAとパターンBは併用いただけます。パターンC・Dは今後の拡張案としてご紹介します。
パターンA
実装済み担当部署が一元管理
現行運用に近く、移行リスクが最も低いパターン
営業部門が直接アップロードする稟議についても、サポートチームのアカウントでは引き続き全件を横断的に確認・検収できます。
- 1営業部門はこれまで通りスマイルへの添付・Googleドライブへの格納を行う
- 2担当部署のメンバーが書類・画像をこのシステムにアップロードする
- 3AI-OCRが自動で内容を抽出・稟議番号でグルーピング
- 4システムが自動で整合性チェックを実行
- 5AIが「承認候補／要確認」を提示、担当者がレビュー・承認
主な改善ポイント
- 工数削減OCRと自動グルーピングにより、入力・収集作業を大幅削減
- ヒューマンエラー防止AIによる複数書類の整合性チェックで見落としゼロへ
- 柔軟な導入設計御社の運用スタイルに合わせて4つのパターンから選択可能